Das Verarbeitungsverzeichnis ist nicht auf der Website – aber es ist eine gesetzliche Pflicht für fast alle Maklerbüros. Bei Datenschutzprüfungen durch die Behörden muss es innerhalb kurzer Zeit vorgelegt werden können.
Wer braucht ein Verarbeitungsverzeichnis?
Alle Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern – und alle kleineren Unternehmen, die Daten systematisch verarbeiten (was bei Maklern durch CRM, E-Mail-Marketing und Online-Formulare der Fall ist).
Was ins Verarbeitungsverzeichnis gehört (Art. 30 Abs. 1 DSGVO)
- Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Maklerbüro)
- Zweck der Verarbeitung (z. B. „Interessentenverwaltung", „Mandatsvorbereitung")
- Kategorien betroffener Personen (Kaufinteressenten, Verkäufer, Mieter)
- Kategorien von Daten (Name, Adresse, Finanzdaten, Ausweiskopien)
- Empfänger der Daten (Drittanbieter, Portale, Notare)
- Löschfristen (nach Abschluss, nach gesetzlicher Aufbewahrungsfrist)
- Technische Schutzmaßnahmen (Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkung)
Typische Verarbeitungstätigkeiten bei Maklern
- Interessentenverwaltung (CRM)
- Exposé-Erstellung und -Versendung
- Mandatsvorbereitung und -abwicklung
- Geldwäscheprüfung (Ausweiskopien)
- E-Mail-Marketing / Newsletter
- Website-Tracking (Google Analytics)
- Bewerbungsverfahren (falls Mitarbeiter eingestellt werden)